اربط الخطوات التي تضيع بين الأشخاص والأدوات.

الأتمتة تبدأ من العملية، لا من البرنامج.

قد يبدو سير العمل بسيطاً على الورق، بينما يعتمد التشغيل الحقيقي على استثناءات وقرارات ورسائل واتساب وجداول وذاكرة الموظفين. أتمتة الإجراء المكتوب فقط غالباً تنتج نظاماً آخر يلتف الموظفون حوله.

نرسم المسار الفعلي أولاً: أين تبدأ المعلومة، من يستخدمها، ما القرارات المطلوبة، أين ينتظر العمل، وما الذي يجب أن يحدث بعد ذلك.

ما الذي يمكن لسير العمل العملي أن يربطه؟

بحسب طبيعة النشاط، يمكن ربط الاستقبال وعروض الأسعار والموافقات وحالة العمل والتوقيتات والمستندات والإشعارات وتسليم المهام والسجل. الهدف ليس أكبر قدر من الأتمتة، بل مسار موثوق بعدد أقل من اللمسات اليدوية.

النتيجة يجب أن تكون أبسط على الفريق.

لا نقيس الأتمتة بعدد المشغلات. نقيسها بأسئلة أقل، وخطوات فائتة أقل، ومسؤولية أوضح، ووقت أقل في صيانة النظام نفسه.